Från filserver till modern digital arbetsplats

Från filserver till modern digital arbetsplats

Dokumenten behöver följa med när du flyttar affärssystemet till molnet

Många företag står idag inför nästa stora steg i utvecklingen av sitt affärssystem. Pyramid Hybrid Cloud, Microsoft Dynamics 365, Business Central, Business Studio och moderna molntjänster öppnar upp för nya arbetssätt, bättre tillgänglighet och enklare integrationer.

Men det finns en viktig fråga som ofta glöms bort:

Vad händer med alla dokument?

För många verksamheter ligger fortfarande avtal, projektfiler, kalkyler, ritningar och interna dokument kvar på traditionella filservrar.

Det är lösningar som en gång byggdes för ett lokalt kontor, men som idag ofta skapar begränsningar i en snabbföränderlig, modern verksamhet.

Filservern blir ofta en bromskloss

Begränsningarna märks tydligt i vardagen när:

– filer bara nås via VPN eller interna nätverk

– dokument skickas mellan medarbetare i flera versioner

– sökning bygger på att du minns filnamn och mappstrukturer

– backup, lagring och serverunderhåll kräver tid och investeringar

– användarupplevelsen skiljer sig från moderna molntjänster som medarbetare redan är vana vid

När affärssystemet moderniseras blir skillnaden ännu tydligare. Ett modernt ERP-system i molnet, oavsett om det handlar om Pyramid, Microsoft Dynamics 365 eller Business Central, fungerar bäst tillsammans med en modern dokumenthantering.

Dokument i molnet handlar inte enbart om lagring

Att flytta till SharePoint Online och Microsoft 365 handlar egentligen om mycket mer än att bara flytta filer.

Det handlar om att skapa en bättre totalupplevelse för användarna. Med moderna dokumentplattformar får verksamheten bland annat:

– säker åtkomst till dokument var du än arbetar

– samarbete i realtid i Word, Excel och PowerPoint

– bättre sökbarhet på både innehåll och metadata

– versionshantering utan “slutgiltig_v3_ny.xlsx”

– enklare delning och samarbete mellan avdelningar

– bättre grund för AI och Microsoft Copilot

Samtidigt minskar beroendet av lokal infrastruktur, gamla filservrar och komplex VPN-hantering.

Bättre totalekonomi än du tror

När företag jämför molnlösningar tittar de ofta först på abonnemangs- eller licenskostnader, men helhetsbilden är betydligt större än så.

Genom att modernisera både affärssystem och dokumenthantering kan många företag på sikt minska behovet av:

– lokal serverhårdvara

– framtida serverinvesteringar

– backup-lösningar

– underhåll av filservrar

– drift och felsökning

– komplexa fjärråtkomstlösningar

Det skapar inte bara bättre teknik, utan ofta även bättre totalekonomi och mindre teknisk skuld över tid.

Börja gärna med dokumenten

En viktig erfarenhet från många verksamhetsprojekt är att förändring behöver få ta lite tid i arbetet för användarna.

Därför behöver inte allt ske samtidigt.

Tvärtom kan det vara en stor fördel att påbörja dokumentprojektet innan hela ERP-migreringen genomförs, oavsett om nästa steg gäller Pyramid, Microsoft Dynamics 365 eller Business Central.

Låt användarna först vänja sig vid:

– Microsoft 365

– SharePoint

– Teams

– modern dokumentdelning

– nya arbetssätt

Då blir steget till ett modernt molnbaserat affärssystem betydligt enklare.

Istället för ett stort “big bang”-projekt kan verksamheten ta förändringen steg för steg vilket ger:

– tryggare införande

– bättre användaracceptans

– mindre stress

– högre chans att verksamheten faktiskt tar till sig de nya arbetssätten

Vi hjälper dig hela vägen

På Serpentin arbetar vi med både affärssystem, Microsoft 365 och modern digital arbetsplats.

Det gör att vi kan hjälpa ditt företag att se helheten – inte bara enskilda system.

Vi börjar alltid med att förstå nuläget:

– hur mycket data som finns

– vilka risker som behöver hanteras

– hur strukturen ser ut

– vilka arbetssätt som fungerar bäst för verksamheten

Därefter skapar vi en trygg och faktabaserad plan för hur flytten kan genomföras stegvis och affärsmässigt.

Målet är inte bara att flytta filer.

Målet är att skapa en modernare, enklare och mer hållbar digital arbetsplats för framtiden.

Boka kostnadsfri workshop

Boka 2–4 timmar med oss och gå därifrån med en plan.

Workshop och analys är kostnadsfri, och du betalar först när du har en konkret plan med omfattning, risker och kostnad.

Analys & insikt

Vi kartlägger och analyserar företagets miljö.

Risker & möjligheter

Du får en tydlig bild av risker och förbättringspotential.

Konkret plan

Du får en plan med omfattning, risker och kostnad.

Vi har ett begränsat antal tider varje vecka, så säkra din plats.

Ju tidigare du bokar, desto snabbare får du hjälp med svaren du behöver för att ta nästa steg.

Boka workshop

Vi inom Serpentin hjälper din verksamhet att analysera nuläget, identifiera risker och skapa en trygg plan för flytten till molnet – både för affärssystem och dokumenthantering.

Det gäller oavsett om du arbetar med Pyramid, Microsoft Dynamics 365, Business Central eller står inför en bredare modernisering av din digitala arbetsplats.

Vill du veta mer eller boka en kostnadsfri workshop?

Kontakta Hanna Karbin på hanna.karbin@serpentin.se så berättar vi mer.